Vnitřní předpis zaměstnavatele upravující postup při doručování pracovněprávních písemností

Zaměstnavatel ........................................ (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČO)

zastoupený ..............

upravuje tímto postup při doručování pracovněprávních písemností.

1. Písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování, jimiž jsou mzdový výměr (§ 113 odst. 4 ZP) nebo platový výměr (§ 136 ZP) a záznam o porušení režimu dočasně práceneschopného pojištěnce (dále jen "písemnost“), musí být doručeny zaměstnanci do vlastních rukou. Při doručování písemností se postupuje podle § 334 až 337 ZP a podle tohoto vnitřního předpisu.

2. Zaměstnavatel může rozhodnout o doručení do vlastních rukou i v případě jiných písemností, pokud to bude považovat vzhledem k obsahu písemnosti za potřebné. O doručení jiných písemnosti, než uvedených v bodě 1 zaměstnanci do vlastních rukou, rozhoduje vedoucí zaměstnanec, který písemnost vyhotovuje. Pokud tak učiní, postupuje podle tohoto vnitřního předpisu.

3. Písemnost doručovanou do vlastních rukou podle bodu 1 nebo 2 zaměstnavatel zaměstnanci doručuje vždy nejprve osobně na pracovišti. Jiný způsob doručení do vlastních rukou může zaměstnavatel zvolit pouze v případě, že osobní doručení na pracovišti není možné, protože zaměstnanec není na pracovišti přítomen.

4. Osobní doručení písemnosti do vlastních rukou provádí vždy alespoň dva zaměstnanci zaměstnavatele, zpravidla jedním z nich je pověřený zaměstnanec personálního oddělení. Zaměstnavatel může pověřit doručením písemností i jiné osoby. Zaměstnanci a osoby pověřené doručováním musí být před doručováním seznámeni s právní úpravou doručování písemností v zákoníku práce a tímto vnitřním předpisem.

5. Převzetí písemnosti zaměstnanec potvrzuje na kopii, která se zakládá do osobního spisu zaměstnance.

6. Odmítne-li zaměstnanec při osobním doručování písemnosti určené do vlastních rukou písemnost převzít, jsou zaměstnanci nebo osoby, které doručují, povinni zaměstnanci sdělit, o jakou písemnost a s jakým obsahem se jedná, a o tom, že písemnost se při odmítnutí převzetí považuje za doručenou. O odmítnutí převzetí písemnosti učiní zaměstnanci nebo osoby pověřené doručením záznam na originál i kopii písemnosti. V záznamu se uvede místo doručování, datum a hodina, jména zaměstnanců nebo osob, které doručovali, uvedení, že převzetí písemnosti bylo odmítnuto a že zaměstnanec byl o následcích odmítnutí poučen, a podpisy zaměstnanců nebo osob, které doručovali. Za splnění této povinnosti odpovídá vedoucí personálního oddělení a zaměstnanci nebo osoby pověřené osobním doručením.

7. Doručuje-li zaměstnavatel písemnost osobně, považuje se písemnost za doručenou jejím převzetím a také tehdy, jestliže zaměstnanec přijetí písemnosti odmítne.

8. Není-li doručení písemnosti zaměstnanci do vlastních rukou na pracovišti možné, může ji zaměstnavatel doručit zaměstnanci

a) kdekoliv bude zaměstnanec zastižen,

b) prostřednictvím provozovatele poštovních služeb,

c) prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, nebo

d) prostřednictvím datové schránky.

O volbě způsobu doručení rozhoduje .................... (ředitel personálního odboru), který vybere v dané věci nejvhodnější způsob doručení.

9. Při osobním doručení písemnosti kdekoliv bude zaměstnanec zastižen, se postupuje podle bodu 4. až 7 tohoto vnitřního předpisu.

10. Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec s tímto způsobem doručování vyslovil písemný souhlas a poskytl zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování. Písemnost doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem. Písemnost doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je doručena dnem, kdy převzetí potvrdí zaměstnanec zaměstnavateli datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.

11. Doručení písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je neúčinné, jestliže se písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnance vrátila zaměstnavateli jako nedoručitelná nebo jestliže zaměstnanec do 3 dnů od odeslání písemnosti nepotvrdil zaměstnavateli její přijetí datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.

12. Prostřednictvím datové schránky může zaměstnavatel písemnost doručit jen tehdy, jestliže zaměstnanec s tímto způsobem doručování vyslovil písemný souhlas. Jestliže se zaměstnanec nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty.

13. Je-li písemnost doručována prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, vybere zaměstnavatel takovou poštovní službu, aby z uzavřené poštovní smlouvy vyplývala povinnost doručit poštovní zásilku obsahující písemnost za podmínek stanovených § 336 ZP.

14. Písemnost, kterou doručuje zaměstnavatel prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zasílá zaměstnavatel na poslední adresu zaměstnance, kterou zaměstnanec zaměstnavateli písemně sdělil. Písemnost může být doručena také tomu, koho zaměstnanec k přijetí písemnosti určil na základě písemné plné moci s úředně ověřeným podpisem zaměstnance. Doručení písemnosti zaměstnavatele doručované prostřednictvím provozovatele poštovních služeb musí být doloženo písemným záznamem o doručení.

15. Nebyl-li zaměstnanec, kterému má být písemnost doručena prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zastižen, uloží se písemnost v provozovně provozovatele poštovních služeb nebo u obecního úřadu. Zaměstnanec se vyzve písemným oznámením o neúspěšném doručení písemnosti, aby si písemnost do 15 dnů vyzvedl; zároveň se mu sdělí, kde, od kterého dne a v kterou dobu si může písemnost vyzvednout. V oznámení musí být zaměstnanec rovněž poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti nebo neposkytnutí součinnosti nezbytné k doručení písemnosti. Zaměstnavatel musí písemnost doručovanou prostřednictvím provozovatele poštovních služeb doručovat za shora uvedených podmínek a poučení musí obsahovat shora uvedené následky.

16. Povinnost zaměstnavatele doručit písemnost je splněna, jakmile zaměstnanec písemnost převezme. Jestliže si zaměstnanec uloženou písemnost nevyzvedne do 15 dnů, považuje se za doručenou posledním dnem této lhůty; tato nedoručená písemnost se odesílajícímu zaměstnavateli vrátí. Jestliže zaměstnanec doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb znemožní tím, že poštovní zásilku obsahující písemnost odmítne převzít nebo neposkytne součinnost nezbytnou k doručení písemnosti, považuje se písemnost za doručenou dnem, kdy ke znemožnění doručení písemnosti došlo.

17. Zaměstnanec musí být doručovatelem poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti.

18. Zaměstnanec doručuje písemnost určenou zaměstnavateli zpravidla osobním předáním v místě sídla nebo pracoviště zaměstnavatele nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Je-li doručováno osobním předáním, je zaměstnavatel povinen doručení písemnosti písemně potvrdit. Zaměstnanec doručuje do podatelny zaměstnavatele, která je umístěna......................v pondělí až pátek v době od......do........ Zaměstnanec může také doručovat do sekretariátu ředitele nebo písemnost může doručit svému nadřízenému zaměstnanci. Vedoucí zaměstnanec anebo podatelna či jiný útvar, je-li pověřen přebíráním písemností, nesmí převzetí písemnosti od zaměstnance odmítnout. Povinnost osoby, které písemnost za zaměstnavatele přebírá, převzetí písemnosti písemně potvrdit, platí i v tomto případě.

19. Doručení písemnosti určené zaměstnavateli je splněno, jakmile ji zaměstnavatel převzal. Jestliže zaměstnavatel odmítne převzít písemnost, neposkytne součinnost nebo jinak znemožní doručení písemnosti v místě sídla nebo v místě podnikání zaměstnavatele, považuje se písemnost za doručenou dnem, kdy k takové skutečnosti došlo.

20. Jestliže s tím zaměstnavatel souhlasí, může zaměstnanec doručit písemnost určenou zaměstnavateli prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací na elektronickou adresu, kterou zaměstnavatel pro tento účel zaměstnanci oznámil; písemnost určená zaměstnavateli musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance. Písemnost určená zaměstnavateli doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je doručena dnem, kdy její převzetí potvrdí zaměstnavatel zaměstnanci datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem nebo zapečetěnou svou uznávanou elektronickou pečetí. Doručení písemnosti určené zaměstnavateli prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je neúčinné, jestliže se písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnavatele vrátila zaměstnanci jako nedoručitelná nebo jestliže zaměstnavatel do 3 dnů od odeslání písemnosti nepotvrdil zaměstnanci její přijetí datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem nebo zapečetěnou svou uznávanou elektronickou pečetí. O udělení souhlasu s doručením prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací rozhoduje....................(ředitel personálního odboru).

21. Jestliže s tím zaměstnavatel souhlasí, může zaměstnanec doručit písemnost určenou zaměstnavateli prostřednictvím datové schránky. Písemnost doručovaná prostřednictvím datové schránky je doručena dnem dodání písemnosti do datové schránky. O udělení souhlasu s doručením do datové schránky rozhoduje ....................(ředitel personálního odboru).

22. Vnitřní předpis je uložen k nahlédnutí v písemné formě....... (uvést místo) a v elektronické podobě je přístupný na intranetu zaměstnavatele v sekci vnitřní předpisy.

Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem ............................