Dříve než zaměstnanec opustí brány firmy a vyrazí do blízkého či vzdáleného světa na pracovní cestu, je třeba stanovit její podmínky.
Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Taková dohoda může být sjednána ústně nebo písemně, např. v pracovní smlouvě. Za souhlas zaměstnance s vysláním na pracovní cestu se považuje i souhlas udělený zaměstnancem mlčky, tj. např. v případě, kdy na pracovní cestu odjel, aniž by předtím souhlas s vyslání na pracovní cestu vyslovil.
Podmínky konání pracovní cesty, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, je podle § 153 ZP povinen určit písemně zaměstnavatel, a to nejpozději před nástupem zaměstnance na příslušnou cestu. Jsou-li práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelná, nemusí zaměstnavatel před pracovní cestou podmínky určit písemně. Pokud však zaměstnanec na jejich písemném stanovení trvá, musí být podmínky písemně stanoveny před pracovní cestou. V některých případech, např. při použití soukromého vozidla, by zaměstnanec na písemném stanovení podmínek konání pracovní cesty ve vlastním zájmu trvat měl.
Při stanovení podmínek konání příslušné cesty je zaměstnavatel povinen přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance. Takovým zájmem je např. použití taxislužby nebo soukromého vozidla při cestě na vlakové nádraží v době, kdy je provoz veřejné hromadné dopravy omezen, nebo určení místa nástupu na pracovní cestu v bydlišti zaměstnance v případě, kdy pracovní cesta začíná mimo pracovní dobu zaměstnance apod.
Před pracovní cestou je zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se nedohodne se zaměstnancem, že mu záloha poskytnuta nebude (viz § 183 odst. 1 ZP). Způsob poskytování zálohy a jejího vyúčtování bude uveden v dalších lekcích.
Kromě uvedených základních podmínek může zaměstnavatel v podnikatelské sféře nejpozději před pracovní cestou také v případě:
- tuzemské pracovní cesty
- stanovit anebo sjednat konkrétní výši stravného, nejméně však ve výši uvedené v 163 odst. 1 ZP upravené pro příslušný rok prováděcí vyhláškou MPSV (zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře může stravné stanovit…
